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AUTOMATIONEN

Büroarbeit mit KI automatisieren – für Schweizer KMU

Die Arbeit, die sich jede Woche wiederholt, läuft von selbst. Automationen übernehmen, was in Ihrem Betrieb regelmässig Zeit kostet: Belege, Offerten, Korrespondenz, Anfragen. Eingerichtet bei Ihnen, zum Fixpreis nach der Erstanalyse. Von der einen festen Regel bis zum ganzen Bereich: Sie entscheiden, wie gross der Schritt ist.

Kostenlose Erstanalyse → Ihren Fall einordnen →
Der vaiacon-Roboter mit Zahnrad

Kurz gesagt

Für wen
Schweizer KMU mit wiederkehrender Büroarbeit wie Belegen, Offerten, Korrespondenz und Anfragen.
Problem
Regelmässige Büroarbeit kostet jede Woche Zeit und wird heute noch von Hand gemacht.
Was Sie bekommen
Bei Ihnen eingerichtete Automationen, auf Wunsch mit Chatbot, Telefonassistent und Anbindung an Ihre Software. Die Anbindung gibt es als Standard-Connector für gängige Programme oder individuell, wenn kein Standard passt.
Chatbot
Der Chatbot mit Firmenwissen beantwortet Fragen Ihrer Kundschaft mit Ihren eigenen Angaben und übergibt offene Fälle per Mail. Er antwortet, er handelt nicht. Einrichtung ab CHF 2'450. Betreuung optional, kündbar auf Ende Folgemonat. Fremdkosten: Hosting und KI-Nutzung, nach Verbrauch.
Telefonassistent
Der Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und sorgt für Rückruf, Termin oder Weiterleitung, mit Übergabe an Ihre Mitarbeitenden. Einrichtung ab CHF 2'900. Die Betreuung kostet CHF 190 pro Monat: Betreuung optional, inklusive 300 Telefonie-Minuten im Monat, kündbar auf Ende Folgemonat. Fremdkosten: Telefonnummer, KI-Nutzung und Telefonie-Minuten über dem Inklusivumfang, nach Verbrauch.
Preisrahmen
Ab-Preise sind Fixpreise nach der Erstanalyse, nie offen nach oben. Der kleinste Ablauf kostet ab CHF 1'300 pro Ablauf, alle Preise inklusive MWST. Betreuung ist optional und kündbar auf Ende Folgemonat. Sie umfasst Überwachung, Fehlerbehebung und ein festes Anpassungsbudget im Monat.
Bausteine
Jede Automation besteht aus fünf Teilen: Etwas kommt rein, die KI versteht es, es wird entschieden, etwas passiert, Sie erfahren davon.
Ihr Fall
Auf der Seite beschreiben Sie Ihren Fall in zwei Sätzen und geben E-Mail und Telefon an. Die Einordnung kommt per E-Mail, nicht auf der Seite: welche Sprosse es ist, ob ein Standard reicht oder die Lösung individuell wird, und ein Richtpreis. Die Beschreibung wird nicht gespeichert.
Region
Gesamte Deutschschweiz

BAUSTEINE

Alles, was sich wiederholt, lässt sich automatisieren.

Eine Automation ist nie ein Produkt aus dem Regal. Sie besteht immer aus denselben fünf Teilen, die wir für Ihren Betrieb zusammensetzen.

  1. Ein Brief rutscht aus dem Umschlag in die Ablage

    1Etwas kommt rein

    Der Anstoss: Etwas trifft bei Ihnen ein, auf welchem Weg auch immer.

  2. Eine Lupe über einem Dokument hebt die wichtigen Zeilen hervor

    2Die KI versteht es

    Sie liest, hört oder schaut hin und holt heraus, was zählt.

  3. Ein Weg teilt sich: ein Zweig geht durch, der andere wartet auf das OK

    3Es wird entschieden

    Nach Ihren Regeln: Manches läuft durch, anderes wartet auf Ihr OK.

  4. Ein Dokument wandert abgelegt und abgestempelt in den Ordner

    4Etwas passiert

    Das Ergebnis landet dort, wo Sie arbeiten: im Programm, im Ordner, beim Kunden.

  5. Ein Handy zeigt eine Meldung und eine kleine Übersicht

    5Sie erfahren davon

    Sie behalten den Überblick, ohne nachschauen zu müssen.

Jedes Beispiel weiter unten ist eine Kombination aus diesen Teilen. Ihres auch.

AUS DER PRAXIS

Welche Beispiele gibt es in Ihrer Branche?

Was in Ihrer Branche von selbst laufen kann:

Das nervt
  • Mehrfach abtippen: Aufmass, Rapport, Offerte
  • Offerten liegen, Nachfassen vergessen
  • Arbeitszeiten kommen spät von der Baustelle

1Einfache Automation

  • Bewertungsbitte nach Abnahme Abnahme → Nachricht mit Bewertungslink → Referenz
  • Rapport-Foto ablegen WhatsApp-Foto → Projektordner, benannt
  • Zahlungseingang abgleichen QR-Zahlung → offene Rechnung → bezahlt

2Mittelgrosse Automation

  • Offerte mit Nachfassen Offerte versandt → nach einer Woche Nachfass-Entwurf
  • Aufmass zu Offertenentwurf Raumfotos + Masse → Offertenentwurf
  • Terminabgleich mit Kunden Online-Termin → Kalender mit Adresse und Anfahrt

3Komplette Automation

  • Von Anfrage bis Rechnung Anfrage → Besichtigung → Offerte → Rapport → QR-Rechnung
  • Mahnlauf von selbst Erinnerung → erste → zweite Mahnung, Stopp bei Streit
  • Social-Media-Funnel Beitrag → Formular → KI-Einordnung → Besichtigung
1Einfache AutomationEine feste Regel in einem Programm Eine Rechnung kommt per Mail und liegt Sekunden später im richtigen Ordner. Was Sie davon habenNichts geht verloren, niemand sucht am Monatsende. Preisab CHF 1'300 Ein Auslöser, eine Regel, ein Zielsystem. Beispiel erstes Jahr: ab CHF 2'860
ab CHF 1'300 Kleiner Ablauf Katalog
ab CHF 1'900 Offerte-Formular, Standard
ab CHF 2'200 Offerte-Formular, individuell
2Mittelgrosse AutomationZwei Programme reden miteinander, oder die KI entscheidet Der Beleg geht aus der Mail direkt in die Buchhaltung. Was Sie davon habenKein Abtippen mehr, die Zahlen stimmen. Preisab CHF 2'600 Zwei Programme, eine Freigabe, ein Rückkanal. Beispiel erstes Jahr: ab CHF 4'160
ab CHF 2'600 Freigabe-Schleife
ab CHF 3'000 Belege und Offerten Katalog
ab CHF 3'800 Postfach mit KI
3Komplette AutomationMehrere Schritte, Freigaben, Ausnahmen: ein Bereich läuft von selbst Von der Anfrage bis zur Rechnung, ohne dass jemand etwas weiterreicht. Was Sie davon habenDer Bereich hängt nicht mehr an einer Person, Rechnungen gehen am Tag des Abschlusses raus. Preisab CHF 4'200 Bis drei Programme, mehrere Schritte, eine Übergabe. Beispiel erstes Jahr: ab CHF 7'680
ab CHF 4'200 Auftragsablauf
ab CHF 5'200 Kundendossier
ab CHF 6'800 Ganzer Bereich Katalog

Ab-Preise sind Fixpreise nach der Erstanalyse, nie offen nach oben.

Betreuung ist optional und kündbar auf Ende Folgemonat. Sie umfasst Überwachung, Fehlerbehebung und ein festes Anpassungsbudget im Monat.

Lizenzen, Hosting, KI-Nutzung und Telefonie rechnen wir nach Verbrauch separat ab. Sie laufen auch ohne Betreuung.

Beispiel erstes Jahr: Einrichtung plus zwölf Monate Betreuung, zuzüglich der genannten Fremdkosten.

Was ist in jeder Sprosse drin?

Einfache Automation: Ein Auslöser, eine Regel, ein Zielsystem, ohne weitere Anbindung. Fixpreis nach der Erstanalyse.

Mittelgrosse Automation: Eigenständig, Freigabe per Mail oder Telegram. Als Zusatzmodul zu einem bestehenden Ablauf zum Preis eines kleinen Ablaufs.

Komplette Automation: Anfrage, Offerte, Auftrag, Rechnung mit bis zu drei Programmen über Standard-Connectoren, Daten je Programm in eine Richtung, bis 15 Felder je Übergabe. Rückkanäle und Altsysteme sind Anbindungen. Mehr Umfang über Anbindungen.

Wann ist ein Ablauf abgenommen?

Abgenommen ist ein Ablauf, wenn der Normalfall, fehlende und falsche Daten, ein Schnittstellenausfall und eine Doppelauslösung geprüft sind und die Rechte stimmen.

Mängel beheben wir 90 Tage nach der Übergabe ohne Rechnung.

Anbindungen

Wenn eine Automation ein weiteres Programm braucht, kommt die Anbindung dazu. Es gibt zwei Wege: den fertigen Standard-Connector oder eine individuelle Anbindung.

  • Anbindung, Standard-Connectorab CHF 900 pro Programm

    Für gängige Programme mit fertigem Connector: Bexio, Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, Make oder Zapier.

  • Anbindung, individuellab CHF 1'900 pro Programm

    Wenn kein Standard-Connector passt, etwa bei Branchensoftware, Kundenverzeichnis oder Altsystemen.

IN 22 SEKUNDEN

So sieht das im Alltag aus.

Belege, Offerten und Freigaben laufen von selbst. Ihr Fall steht im Feld darunter.

IHR FALL

Ihr Fall in zwei Sätzen.

Beschreiben Sie, was bei Ihnen jede Woche Zeit frisst. Unsere Einordnung bekommen Sie per E-Mail: welche Sprosse das ist, ob ein Standard reicht oder es individuell wird, und was es ungefähr kostet.

  1. 1Beschreiben
  2. 2E-Mail und Telefon
  3. 3Einordnung mit Richtpreis per E-Mail
Ohne Namen und Kundendaten, bitte

0 Zeichen, mindestens 20

Ihre Beschreibung geht zusammen mit Ihrer Kontaktangabe an uns. Die Einordnung schicken wir an Ihre E-Mail, meist innert Minuten.